23. Dezember 2021 - Wiki-Etiketten, Unterordner, der Kalender in der App und mehr 🏷

Von Simon Nattler
29.12.2021

Mit den neuen Updates könnt ihr euer Wiki noch besser verwalten und so selbst große Artikel- und QM-Datenbanken extrem gut strukturieren, und die App bekommt Zuwachs:

  • (1) Verbesserte Struktur mit Etiketten und Unterordnern im Wiki
  • (2) Der Kalender in der App + WikiLinks in Terminen
  • (3) Erinnern-Funktion für Ankündigungen
  • (4) Euer eigenes Apothekenlogo im Browser und auf PDF-Exporten
  • (5) Kleine Verbesserungen

(1) Verbesserte Struktur mit Etiketten und Unterordnern im Wiki

Stellt euch vor, ihr könntet Wiki-Artikel nicht nur in Ordnern sortieren, sondern euch auch thematisch zusammengehörende Artikel aus allen Ordnern mit einem Klick anzeigen lassen. Das sind die neuen apocollect Etiketten im Wiki.

🏷 Etiketten

Ihr habt ab sofort die Möglichkeit, Wiki-Artikel mit einem oder mehreren Etiketten ("#hashtags") zu kennzeichnen. Damit könnt ihr die einzelnen Artikel neben der Ordnerstruktur auch thematisch zusammenhalten.

  • In der Seitenleiste findet ihr alle Etiketten, die in der Administration hinterlegt wurden. Wählt ein Etikett aus und im Index erscheinen nur Artikel, die mit diesem Etikett gekennzeichnet sind.
  • Befindet ihr euch in einem Artikel, könnt ihr alle Etiketten sehen, die für diesen Artikel hinterlegt sind. Auch hier könnt ihr ein Etikett auswählen und thematisch verwandte Artikel aus den unterschiedlichsten Ordnern ansehen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/wiki-etiketten.png

Verwaltung von Etiketten

Etiketten werden vom Administrator (meist ist dies der Inhaber) in der Administration erstellt. Der Grund: Die Etiketten werden in den nächsten Monaten auch auf die Aufgaben und das Journal ausgeweitet um auch dort die Filtermöglichkeiten zu verbessern.

💡 Wir haben in diesem Hilfeartikel beschrieben, wie ihr neue Etiketten anlegt und einige Beispiele aufgeführt.

🗂 Unterordner

Aufgrund zahlreicher Anfragen von Euch haben wir den Ordnern Familienzuwachs ermöglicht: Ihr könnt nun bis zu 4 Unterordner erstellen. Erstellt euch dadurch eine umfangreiche Struktur, sammelt eure Protokolle in eigenen Unterordnern und nutzt es ebenfalls für euer QMS.

📌 In diesem Zuge haben wir es ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter öffentliche Ordner und Unterordner erstellen kann. Bislang war dies nur dem Admin möglich.

  • Die Unterordner erstellt ihr genauso wie auch bislang. Ein neuer Unterordner wird immer in dem Ordner erstellt, in dem ihr euch gerade befindet.
  • Ihr findet die Unterordner auch in unserer neuen Baumstruktur in der Seitenleiste.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/wiki-baumstruktur.png

👁 Freigabe in der App

Wenn ihr euer QMS im apocollect Wiki führt, profitiert ihr auch von den einfachen Freigabeoptionen bei Änderungen. Wenn ein Mitarbeiter mit Schreibzugriff eine Änderung an einem QM-Artikel durchführt, wird die Änderung nicht sofort veröffentlicht. Der geänderte Artikel wird zunächst der verantwortlichen Person vorgelegt. Diese kann dann den Artikel für das Team freigeben.

Neu ist: Ab sofort könnt ihr diese Freigabe auch aus der App vornehmen vom Smartphone oder iPad. Dringende Änderungen brauchen daher nicht mehr warten, wenn ihr unterwegs seit. Ihr erhaltet eine Push-Mitteilung, könnt die Änderungen überprüfen und die Freigabe erteilen (oder natürlich auch ablehnen).

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/freigabe-in-app.png

(2) Der Kalender in der App + WikiLinks in Terminen

Mit dem neuen Update könnt ihr nun auch eure Kalendertermine in der App ansehen und auf Einladungen reagieren. Das macht es euch viel einfacher Rückmeldungen von den eingeladenen Kolleginnen zu erhalten.

Scrollt durch eure Termine, seht euch alle Einladungen an und ruft die Termindetails auf.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/kalender-in-app.png

💡 Mit einem späteren Update werdet ihr auch in der App Termine erstellen und kommentieren können.

(3) Erinnern-Funktion für Ankündigungen

Neue Ankündigungen bleiben bei den Empfängern im Journal immer oben stehen, bis sie per Passwort oder PIN abgezeichnet wurden. Daher sind sie kaum zu übersehen. Immer wieder gibt es allerdings besonders dringende Ankündigungen, die zeitnah gelesen und bestätigt werden sollen.

Mit der neuen Erinnerungsfunktion könnt ihr per Knopfdruck alle Empfänger, die eine Ankündigung noch nicht bestätigt haben, nochmals per Push erinnern.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/erneut-benachrichtigen.png

💡 Nicht vergessen: Auch in apocollect muss geführt werden. Wenn ein Mitarbeiter Ankündigungen regelmäßig nicht oder nicht innerhalb eines Arbeitstages bestätigt, solltet ihr zeitnah mit ihm sprechen - genauso wie ihr es machen würdet, wenn er eine ausgelegte Unterschriftenliste nicht beachten würde. Die neue Funktion unterstützt euch aber dabei und erinnert vor allem diejenigen, die sich tatsächlich noch nicht eingeloggt haben.

(4) Euer eigenes Apothekenlogo im Browser und auf PDF-Exporten

Vielleicht hat es schon der ein oder andere entdeckt: Ihr könnt ab sofort im Browser das apocollect-Logo gegen euer eigenes Apothekenlogo austauschen. In diesem Hilfeartikel findet ihr mehr Infos dazu >

(5) Kleine Verbesserungen

Wir haben einige Verbesserungen am Interface vorgenommen und ein paar Bugs behoben, z. B.:

  • Das Dashboard zeigt bei Unteraufgaben jetzt an, wer die Teilaufgabe erledigt hat.
  • Der Wiederholungsrhytmus in Serienaufgaben wird nun genauer angezeigt.
  • Ihr könnt in der App nun auch eins von unseren Avatarbildern auswählen als Profilbild.

Viel Spaß mit den neuen Funktionen!

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