🆕 Was ist neu?

Wir arbeiten jeden Tag daran, apocollect noch besser zu machen. Dieser Artikel wird laufend aktualisiert und listet neue Updates chronologisch auf.


31.01.2024

⚠️ Wichtiges Update der Einsatzplan App: Wenn ihr die Einsatzplanung nutzt, installiert bitte die neueste Version der apocollect Plan App, damit in der App weiterhin alle Daten im Stundenkonto korrekt angezeigt und aktualisiert werden.

Wir haben ein Performance-Update bei der Einsatzplanung vorgenommen, für das die neue App benötigt wird.

Wenn ihr die automatischen Updates an eurem Handy ausgeschaltet habt, findet ihr hier die Direktlinks in die App Stores:

Gerätetyp Download
iPhone + iPad Apple App Store für iPhone und iPad >
Android Handys + Tablets Google Play Store für Android >
Huawei APK-Datei >

Weitere Updates für die Einsatzplanung

  • Werden alle Schichten eines Tages gelöscht, erscheint eine Nachfrage, ob der Standardplan wiederhergestellt oder ob Frei eingetragen werden soll.
  • Ihr könnt nun mit einem Klick die Abwesenheit Frei eintragen durch einen Shortcut im Schichtenmanager.

frei-shortcut

29.02.2024

Einsatzplanung

  • Ihr könnt nun für jeden Abwesenheitstyp festlegen, ob der Grund der Abwesenheit öffentlich oder neutral angezeigt werden soll. Mehr Infos >
  • Im Stempelmanager werden neben dem Datum nun auch die Wochentage mit angezeigt.
  • Beim Export des Wochenplans werden nun wieder die Bereiche mit angezeigt.
  • Auch wenn der Zugriff auf das Stunden- und Urlaubskonto für Planer gesperrt wurde, hat nun jeder Mitarbeiter immer Zugriff auf das eigene Stunden- und Urlaubskonto.

Journal

Wurde ein Journalbeitrag auch an eine Berufsgruppe gesendet, könnt ihr diesen Beruf nun im Beitrag anklicken. apocollect filtert dann auf alle bisherigen Beiträge, die an diesen Beruf gesendet wurden.

journal-beruf-filter

Export der erledigten Aufgaben

Ihr könnt euch nun eine Liste exportieren mit den erledigten Aufgaben bestimmter Mitarbeiter. Mehr Infos >

31.01.2024

Kleinere Verbesserungen und neue Funktionen in der Einsatzplanung:

Freitext-Anträge

Mit den Freitextanträgen können Mitarbeiter ab sofort Wünsche frei äußern. Ihr könnt diese Wünsche dann im Plan eintragen und den Antrag genehmigen.

💡 Die Anträge können bereits im Webbrowser gestellt werden. Wir werden die Plan App in Kürze aktualisieren, damit die Freitext-Anträge auch über die App gestellt werden können. Mehr Infos zu den Anträgen >

Auswertung: Arbeitszeit nach Standort

Praktisch für Filialverbünde: In der Personalakte könnt ihr über das Export-Icon nun auswerten, wie viele Stunden ein Mitarbeiter an welchem Standort gearbeitet hat. Ein Export sollte maximal über ein Quartal gehen.

Bezeichnung der Musterwoche

Die Bezeichnung der Musterwoche wurde erweitert auf Sollzeit / Musterwoche. Damit soll die Aufgabe dieses Menüpunktes deutlicher hervorgehoben werden.

💡 Zur Erinnerung: Die Verteilung der Stunden pro Wochentag muss nur dann erfolgen, wenn ihr Urlaub, Feiertag oder Krankheitstage nach dem Modell der tariflichen Musterwoche berechnet. Bei der Berechnung von Abwesenheiten nach geplanter Arbeitszeit oder 1/x-Durchschnitt kann die Verteilung übersprungen werden. Mehr Infos >

Weitere Verbesserungen

  • Notiz in Urlaubseinstellungen: Im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen wird der Jahresurlaubsanspruch für den Mitarbeiter hinterlegt. In einem neuen Notizfeld könnt ihr euch die Berechnungsformel oder andere Hinweise dazu hinterlegen.
  • Übertrag im Stundenkonto: Der Startwert des Monats wird nun besser hervorgehoben.

11.01.2024

Im Einsatzplan kann für die Berechnung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Feiertag, Krankheit) auch direkt die 1/x Durchschnittsmethode eingestellt werden. Einen Vergleich der Berechnungsmethoden findet ihr hier >

📺 Interessiert an der Einsatzplanung oder gerade gestartet? Schaut euch die Einrichtung der apocollect Einsatzplanung in einem Live-Mitschnitt an - von 0 auf 100: zum Video >

13.12.2023

✏️ Für alle Apotheken, die ihren Urlaub in Stunden berechnen, haben wir einen Urlaubsstunden-Rechner entwickelt: hier öffnen >

Weitere Automatisierungen in der Zeiterfassung

Ab sofort könnt ihr drei weitere Automatisierungen in der Zeiterfassung aktivieren, die euch das Stempeln noch einfacher machen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/einstellungen-verhalten.png

☕️ Geplante Pausenzeiten aus Plan vorschlagen

  • apocollect kann nun beim Ausstempeln die Pausenzeit vorschlagen, die für den Mitarbeiter in der Schicht geplant war.
  • Mit dieser Funktion könnt ihr euch nun zur Schicht ein- und ausstempeln und die Pausenzeit und -uhrzeit ist bereits vorausgefüllt.
  • Bei Bedarf kann natürlich die Pausenzeit vor dem Speichern noch angepasst werden.

✏️ Bei Nicht-Ausstempeln: Auto-Korrektur der Stempelzeit

  • Vergisst ein Mitarbeiter sich abends auszustempeln, stempelt apocollect den Mitarbeiter schon immer automatisch um 23:59 Uhr aus.
  • Habt ihr die neue Funktion aktiviert, korrigiert apocollect in dem Fall die Endzeit auf die letzte Tagesschicht des Mitarbeiters.

💡 BEISPIEL Der Mitarbeiter ist bis 18:30 Uhr eingeplant. Am Abend vergisst er das Ausstempeln. apocollect stempelt den Mitarbeiter automatisch um Mitternacht aus und setzt die Endzeit auf 18:30 Uhr zurück. Das spart viele händische Korrekturen vor der Genehmigung.

❌ Auto-Entfernen der Abwesenheit

  • Stempelt ein Mitarbeiter, obwohl für ihn eine Abwesenheit eingetragen ist, wird diese Abwesenheit automatisch entfernt.
  • Handelt es sich um eine mehrtägige Abwesenheit, wird die Abwesenheit automatisch gesplittet.

💡 BEISPIEL Ein Mitarbeiter hat eine Woche Urlaub. Am Mittwoch muss er jedoch einmal in der Apotheke aushelfen und stempelt seine Anwesenheitszeit. Für den Mittwoch wird die Stempelzeit übernommen und der Urlaub wird in 2 Teile (Mo+Di und Do-Sa) aufgeteilt.

✅ Weitere Optimierungen

  • Der Toleranzbereich kann nun auch vollständig deaktiviert werden. Die Stempelzeit muss dann in jedem Fall manuell genehmigt werden.
  • Bei einer geplanten Abwesenheit wird nun nie mehr zusätzlich "Nicht gestempelt" eingetragen.
  • Mitarbeiter können ihre ungenehmigte Stempelzeit nun auch immer für mehrere Stunden zurückstellen und korrigieren, wenn diese noch nicht genehmigt wurde.
  • Die Darstellung der Zeiterfassungs-Einstellungen wurde besser geordnet.

Alle Einstellungen stehen auf globaler Ebene, auf Standortebene und auf Mitarbeiterebene zur Verfügung.

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6.12.2023

Ansicht reduziertes Stundenkonto

⚠️ Wichtige Änderung: Das Stundenkonto wird Mitarbeitern im Browser nun standardmäßig in einer reduzierten Form angezeigt, wie auch bereits in der App. Das macht es für viele Mitarbeiter einfacher, da wie auf einem manuell geführten Stundenzettel nur noch die geleisteten Stunden und das Gesamtstundenkonto angezeigt wird. Der tägliche Abgleich mit den Sollstunden wird nicht mehr angezeigt.

Ihr könnt aber mit einem Klick wieder auf die vorherige, detaillierte Ansicht zurückstellen. Klickt dazu oben am Stundenkonto auf das 3-Punkte-Menü > Detaillierte Ansicht.

Einmal umgestellt, gilt diese neue Voreinstellung für euch dauerhaft.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/Stundenkonto-reduziert.png

Neue Exporte aus der Personalakte

Wenn ihr die Mitarbeiterübersicht der Personalakte öffnet, findet ihr nun ein neues Export-Icon.

Ihr könnt nun folgende Auswertungen erstellen:

  • Export der Resturlaube: Erhaltet eine schnelle Übersicht, welcher Mitarbeiter noch offene Urlaubstage hat und wieviele.
  • Export der Abwesenheiten: Erhaltet eine Übersicht, wer wann gefehlt hat und wie oft krank war.

Ihr könnt bei jedem Export festlegen, für welche Mitarbeiter, Standorte oder Berufe der Export erstellt werden soll.

Exporte können nur für jeweils die Mitarbeiter vorgenommen werden, für die ihr auch Planungszugriff habt.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/personalakte-funktionen.png

Export Standardplan

Auch der Standardplan eines Mitarbeiters kann nun als PDF exportiert werden. Das ist hilfreich z. B. bei Neueinstellungen, damit die neue Mitarbeiterin bereits vor Arbeitsbeginn mitbekommen kann.

Filter in der Zeiterfassung

Ihr könnt die Stempelzeiten in der Zeiterfassungstabelle nun filtern. Ihr könnt folgende Filter aktivieren und auch kombinieren:

  • Filter nach Standorten
  • Filter auf Berufe
  • Filter auf Status (unbearbeitete / genehmigte / abgelehnte / automatisch genehmigte Stempelzeiten)

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/zeiterfassung-filter.png

Plan App

Mit dem neuen Update der Plan App wird euch das Urlaubskonto nun auch vollständig in Stunden angezeigt, wenn ihr den Urlaub in Stunden berechnet.

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16.11.2023

Urlaubskonto

Wir haben einige Verbesserungen und Funktionen am Urlaubskonto hinzugefügt.

Urlaubseinstellungen

⚠️ Wichtige Änderung: Der Jahresurlaubsanspruch der Mitarbeiter wird nun im Urlaubskonto eingetragen (bislang: im Vertragsmanager). Das macht es einfacher, weil die gesamte Urlaubsverwaltung eines Mitarbeiters an einem Punkt erfolgt.

Ihr könnt über das Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen ab sofort folgende Einstellungen vornehmen:

  • Hinterlegt den Jahresurlaubsanspruch (z. B. 34 Urlaubstage pro Jahr)
  • Hinterlegt einen Stichtag, zu dem dieser Jahresurlaubsanspruch automatisch dem Mitarbeiter gutgeschrieben wird. Dies ist in 🇩🇪 Deutschland der 1.1., in 🇦🇹 Österreich meist der Tag der Einstellung.
  • Für alle Mitarbeiter gelten zunächst die gleichen Urlaubsberechnungen. Ihr könnt ab sofort aber individuelle Einstellungen für einen Mitarbeiter vornehmen, falls erforderlich.

Mehr Infos zum Urlaubskonto: hier klicken >

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/wasistneu-urlaubseinstellungen.png

Urlaub in Stunden

Urlaub wird in Deutschland normalerweise in Tagen vergeben und berechnet. Einige Apotheken möchten den Urlaub jedoch vollständig in Stunden berechnen.

Ab sofort könnt ihr dies auch in apocollect beibehalten und das Urlaubskonto vollständig in Stunden berechnen. Ein Mitarbeiter erhält dann z. B. nicht mehr 34 Urlaubstage pro Jahr, sondern 226 Urlaubsstunden.

💡 Wenn ihr die Urlaube in apocollect bislang in Tagen geplant habt, nun aber zurück auf die Stundenberechnung umstellen möchtet, findet ihr hier eine genaue Schritt-Anleitung: hier klicken >

Krank im Urlaub

Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub einen Krankenschein erhält, werden diese Tage nicht als Urlaub abgezogen. Tragt zukünftig einfach die Krankentage ein, und apocollect schreibt die Urlaubstage automatisch wieder dem Urlaubskonto gut.

Personalakte

Beim Export des Stundenkontos werden nun die Summen der geleisteten und der Soll-Stunden angezeigt.

Mitarbeiteranträge

Filter in den Mitarbeiteranträgen machen es euch noch einfacher, auch viele Anträge schnell einzuordnen. Ihr könnt die Mitarbeiteranträge nun filtern auf

  • den Standort
  • den Beruf
  • die Antragsart.

Über das Drucker-Symbol könnt ihr die Liste dann auch als PDF exportieren (inkl. Filter).

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Rollenverwaltung

Über die Rollen können die Berechtigungen für einzelne Mitarbeitergruppen sehr individuell eingestellt werden. Wir haben die Ansicht der Rollenverwaltung nun deutlich optimiert:

  • Die Berechtigungen sind jetzt pro Modul gruppiert.
  • Neue Berechtigung: Der Zugriff auf die Mitarbeiteranträge kann nun für bestimmte Mitarbeiter & Planer gesperrt werden.
  • Neue Berechtigung: Der Zugriff auf die Verwaltung der Zeiterfassungen kann nun für bestimmte Mitarbeiter & Planer gesperrt werden.

apocollect App

  • Der PDF-Viewer für Android-Handys wurde verbessert und auch für ältere Handymodelle optimiert.
  • Geschwindigkeitsverbesserungen beim Erstellen neuer Mitteilungen, Aufgaben und Termine
  • Verbesserte Aufgabenansicht am iPad, die den großen Bildschirm besser ausnutzt

Dashboard

Die Wochenansicht am iPad zeigt nun auch die Arbeitsbereiche an.

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9.10.2023

Wenn ihr die apocollect 360 Vollversion nutzt, könnt ihr euch am Dashboard ab sofort auch euren gesamten Wochenplan aufrufen.

  • Jeder Mitarbeiter sieht jederzeit die aktuellen Einsatzpläne.
  • Schaut nach, wer in der Filiale gerade zu erreichen ist.
  • Verpasst keine Änderungen

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20.09.2023

  • Zugriff auf Mitarbeiter-Archiv: In der Personalakte findet ihr nun die neue Auswahl Archiv. Dort findet ihr die Personalakten von ehemaligen, gelöschten Mitarbeitern. Ihr könnt weiterhin auf die Stunden- und Urlaubskonten zugreifen und diese exportieren.
  • Export des Monatsplans: Aus der Monatsansicht im Einsatzplan könnt ihr nun auch die ganze Monatsübersicht als PDF exportieren.
  • Wiki: Ihr findet im Browser die neue Liste "zuletzt geändert". Dort seht ihr alle Artikel aufgelistet, bei denen ihr oder andere Mitarbeiter Änderungen durchgeführt haben in den letzten 4 Wochen.
  • Kleinere Verbesserungen und Fehlerbehebungen

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31.08.2023: Großes Dashboard-Update und Vereinfachungen für Standard-Arbeitspläne

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Neue Funktionen fürs Dashboard

Das Dashboard ist euer Schaufenster in die Software. Dadurch seht ihr die wichtigsten aktuellen Informationen und Aufgaben direkt im Vorbeigehen, ohne dass ihr euch einloggen müsst. Mit dem neuen Update wird das Dashboard noch viel mehr zu eurer Live-Informationszentrale:

>> Schaut euch die Neuerungen im kurzen Video an: hier klicken >

💡 Ihr wollt das Dashboard für eure Apotheke buchen? So gehts: hier klicken >

Das ist neu:

  • Fixieren von Aktivitäten: Es gibt einen besonders wichtigen Hinweis, den das ganze Team nicht vergessen darf oder unmittelbar sehen soll? Die Benachrichtigung zu diesem Beitrag könnt ihr nun auf dem Dashboard fixieren, damit sie fest angepinnt bleibt.

  • Aufgabenetiketten: Mit den Aufgabenetiketten habt ihr schon länger die Möglichkeit, Aufgaben thematisch zu kennzeichnen oder mit einer Priorität zu versehen. Jetzt werden die Etiketten auch auf dem Dashboard angezeigt, um die angezeigte Liste schnell zu filtern.

  • Termine: Lasst euch Termine direkt auf dem Dashboard anzeigen, z. B. für Termine zum Messen von Kompressionsstrümpfen, Impftermine, Schulungen oder Besprechungen.

  • Einsatzplan: Wenn ihr die Einsatzplanung nutzt könnt ihr nun die Anzeige der aktuellen Dienstpläne auf dem Dashboard aktivieren. Damit habt ihr schnell im Blick, wer heute, gestern oder in den nächsten Tagen kommt. Angezeigt werden nur anwesende Mitarbeiter, damit es übersichtlich bleibt. Ändert sich etwas am Plan (z. B. eine Krankmeldung), wird der Plan automatisch aktualisiert.

💡 In Kürze wird auch noch die komplette Wochenansicht auf das Dashboard kommen.

  • Wiki-Suche: Durchsucht nun auch das Wiki, um schnell etwas Nachzuschlagen oder bei einer Teamsitzung Änderungen am großen Bildschirm zu besprechen.

  • Konfiguration: In der Konfiguration eures Dashboard könnt ihr nun einzelne Funktionen deaktivieren: Schaltet die Aufgaben, den Kalender oder den Einsatzplan auf dem Dashboard ein oder blendet sie aus. Das funktioniert über die Administration > Dashboard > Dashboard bearbeiten.

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Noch ein Tipp: Ihr könnt einrichten, dass das Dashboard immer automatisch startet, wenn ihr den PC morgens hochfahrt. Hinterlegt dazu nur eure Arbeitsbereich-Adresse mit dem Zusatz /dashboard als Browser-Startseite, also z. B.

meineapotheke.apocollect.de/dashboard

Fahrt nun einfach den PC nach Feierabend herunter, ohne euch am Dashboard auszuloggen. Wenn ihr den PC + Browser am nächsten Tag wieder startet ist das Dashboard dann sofort wieder geöffnet.

Viel Spaß mit den neuen Funktionen!

Vereinfachungen für Standard-Arbeitspläne

  • Standardpläne können jetzt dupliziert werden. Das ist praktisch, wenn sich am Standardplan eines Mitarbeiters nur eine Kleinigkeit ändert. Nach dem Duplizieren braucht ihr dann nur die Änderungen vorzunehmen und das neue Startdatum zu wählen - fertig.
  • Beim Erstellen eines neuen Standardplans werden euch nun auch die passenden Kalenderwochen angezeigt. Dadurch könnt ihr schnell erkennen, ob ihr eine gerade oder ungerade Woche plant.

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Weitere Optimierungen für die Einsatzplanung

  • Die Mitarbeiteranträge sind nun für die Planer besser gefiltert. Planer sehen nur Anträge von Mitarbeitern, für die sie auch Planungsberechtigung haben. Eine Ausnahme sind die Urlaubsanträge: Hier sehen Planer alle Urlaubsanträge, damit ihr euch bei der Urlaubsplanung besser absprechen könnt. Genehmigen kann ein Planer aber immer die Anträge für Mitarbeiter, für die er auch die Planungsberechtigung besitzt.

  • Mitarbeiter werden in Zeiträumen ohne aktive Musterwoche im Plan nun immer ausgeblendet. Das ist praktisch für Mitarbeiter, die z. B. gekündigt haben aber noch nicht gelöscht werden sollen. Das ist außerdem praktisch, um Mitarbeiter in Elternzeit aus Übersichtsgründen auszublenden. Und falls ihr mit Vertretungsapothekern arbeitet, werden diese auch nur noch in den benötigten Zeiträumen angezeigt.

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21.08.2023: Die Zeiterfassung ist da! ⏱️

Ab sofort könnt ihr die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit schnell und einfach mit apocollect in euren Alltag integrieren. Praktisch: Ihr benötigt keine weitere Software und keine weiteren Zugangsdaten und nutzt zum Stempeln einfach die bekannte apocollect Oberfläche und App.

Alle Infos zur Einrichtung und zur Buchung der Zeiterfassung findet ihr in unserem neuen Hilfebereich zur Zeiterfassung: hier klicken >

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/space-1.png

16.08.2023

Mit dem August-Update haben wir Verbesserungen für verschiedene Module eingespielt. Viel Spaß damit!

🗓️ Kalender

Es ist nun möglich, Ereignisse für ausgewählte Standorte zu erstellen. Im Unterschied zu den normalen Terminen müssen Mitarbeiter Ereignisse nicht zusagen, sondern der Termin ist direkt im Kalender eingetragen.

Praktische Anwendungsbeispiele sind:

  • Notdienst für einen Standort
  • Urlaubstage der Ärzte in der Umgebung der Filiale
  • Kundentermine, über die das ganze Team informiert sein soll
  • Aktionstage, die an einem bestimmten Standort stattfinden
  • ...

Außerdem können versehentlich abgesagte Termine nun wieder reaktiviert werden.

💡 Die standortbezogenen Ereignisse können bislang nur über den Browser erstellt werden. Mit dem nächsten App Update kommt diese Funktion dann auch in die App.

🗂️ Einsatzplan und Personalakte

  • Im Einsatzplan kann über den Filter nun auf bestimmte Standorte gefiltert werden. Alle anderen Standorte werden dann ausgeblendet.
  • Abwesenheiten werden in der Schnellübersicht der aktuellen Wochenstunden im Einsatzplan nun immer korrekt angezeigt.
  • Roter Badge am Antragsbutton zeigt an, wieviele offene Anträge vorliegen
  • Kleinere Verbesserungen

👤 Mitarbeiter als Entwurf speichern

Mitarbeiter können in der Administration nun auch hinzugefügt werden, ohne dass direkt eine Einladung versendet wird. Das ist praktisch, damit ein neuer Mitarbeiter bereits eingeplant werden kann, aber noch keinen Zugriff auf apocollect erhält.

Um einen neuen Mitarbeiter als Entwurf zu speichern, aktiviert beim Anlegen des Mitarbeiters einfach den entsprechenden Haken. Die Einladung kann dann später direkt aus der Mitarbeitertabelle versendet werden.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/mitarbeiter-entwurf.png

🔔 Benachrichtigungseinstellungen

In den Kontoeinstellungen im Browser könnt ihr nun ganz genau festlegen, wie und ob ihr überhaupt Benachrichtigungen zu einem bestimmten Vorgang erhalten möchtet.

Erstmals ist es auch möglich, dass Benachrichtigungen in der Glocke komplett ausgeblendet werden. Das kann praktisch sein, um z. B. bestimmte Aufgabenbenachrichtigungen komplett abzuschalten. Du findest deine persönlichen Benachrichtigungseinstellungen im Browser am PC > Profilbild-Menü > Kontoeinstellungen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/benachrichtigungen-details.png

📖 Wiki

Ihr könnt nun verschiedene Konfigurationsänderungen für eure Wiki-Artikel vornehmen, ohne den Artikel selbst bearbeiten zu müssen, und zwar

  • Änderung der Schreib- und Leserechte
  • Bearbeiten der Etiketten
  • Verschieben in einen anderen Ordner

Weitere Verbesserungen

  • Die Empfängerauswahl zeigt im Abschnitt Berufe jetzt nur noch die Berufe an, denen mindestens ein Mitarbeiter zugeordnet ist. Dadurch wird die Ansicht deutlich übersichtlicher.
  • Die Aufgaben am Dashboard können nun nach den hinterlegten Etiketten gefiltert werden.
  • Neue Standardrolle für Planer und QM-Auditoren

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22.07.2023

Antworten auf Chatnachrichten

Ihr könnt im Chat ab sofort auf vorherige Chatnachrichten antworten:

  • In der App: Wischt die Nachricht zur Seite, auf die ihr antworten möchtet.
  • Im Browser: Klickt in der Nachricht auf den kleinen Pfeil und wählt Antworten.

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Hörverlauf für Audiodateien (App)

Wenn ihr im Wiki längere Audiodateien ablegt (z. B. Schulungen, Hörbücher, Podcast-Mitschnitte, ...) wird in der App nun der Hörverlauf der Datei gespeichert. Ihr fangt also immer wieder an der Position an, an der ihr zuvor aufgehört habt.

Für die neuen Funktionen benötigt ihr die neueste App-Version:

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22.06.2023

Kleinere Optimierungen bei den Mitarbeiteranträgen im Einsatzplan:

  • Erstelldatum und -uhrzeit des Antrages wird nun mit angezeigt
  • Bei Anträgen für nur einen Tag wird kein Enddatum mehr angezeigt
  • Das Zurückziehen des eigenen Antrages löscht nicht nur den Antrag, sondern auch alle damit verbundenen Benachrichtigungen.
  • Über die Plan App konnten z. T. Anträge gestellt werden, bei denen das Enddatum vor dem Startdatum lag. Dies ist behoben.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/space-1.png

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09.06.2023

Mitarbeiteranträge in der Einsatzplanung

Mitarbeiter können ab sofort digital Urlaube und Überstundenausgleiche beantragen, Krankmeldungen vornehmen und geleistete Überstunden melden. Die Planer können die Anträge prüfen und mit einem Klick annehmen. Planer und Mitarbeiter können die Anträge auch direkt kommentieren um Rückfragen zu klären.

apocollect trägt die Änderungen dann automatisch ein. Das spart den Planern enorme Zeit, weil jeder seine eigenen Meldungen vornehmen kann.

Die Anträge stellen Mitarbeiter

  • über die weiße apocollect Plan App > App Menü > Meine Anträge (neueste App Version erforderlich)
  • am PC über den Kalender.

Die Planer können die Anträge genehmigen oder ablehnen direkt in der Einsatzplanung. Dort findet ihr einen neuen Button "Anträge".

Eine genaue Beschreibung findet ihr im folgenden Hilfeartikel: hier klicken >

Kleinere Verbesserungen

  • In der Plan App werden nun Mitarbeiter mit ganztägigen Abwesenheiten nach unten sortiert. Dadurch seht ihr alle Mitarbeiter, die an dem Tag arbeiten, noch besser zusammen auf einen Blick.
  • In der Plan App seht ihr unter "Mein Arbeitsplan" nun direkt die nächsten 90 Tage auf einen Blick (bislang 30 Tage), wenn der Plan solange freigegeben ist.
  • Bei Inaktivität für > 5 Minuten konnte es dazu kommen, das nicht gespeicherte Änderungen an Wiki-Artikeln verworfen wurden. Dies ist nun behoben.
  • Kleine Bugfixes.

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27.04.2023

Globale Suche

Wir erweitern schrittweise die Suchfunktion in apocollect. Bislang hatte jedes apocollect Modul eine eigene Suche. Ab sofort könnt ihr in der globalen Suche alle Module gleichzeitig durchsuchen - und ja, auch der Kalender kann jetzt durchsucht werden 🙂

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/teaser-globalesuche.png

Neue Widgets in der Personalakte

In der Personalakte und im Stundenkonto eines Mitarbeiters erhaltet ihr in einem Widget nun eine kurze Übersicht mit den wichtigsten Informationen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/widgets-personalakte.png

Einsatzplan-Option “Alle Standorte anzeigen”

Standardmäßig sieht ein Mitarbeiter die Teampläne aus allen Standorten, die ihm in der Administration zugeordnet wurden. Das sollten die Standorte sein, in denen er zumindest ab und zu arbeitet.

Ab sofort habt ihr die Möglichkeit, eurem Team den Blick auf alle Pläne aus allen Standorten freizuschalten.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/rolle-alle-standortplaene.png

  • Öffnet dazu die Administration > Rollen- und Berechtigungen.
  • Wählt die Rolle Nutzer aus zum Bearbeiten.
  • Scrollt nach unten, aktiviert den Schalter bei Zugriff auf alle Standortpläne.
  • Scrollt ganz nach unten, und speichert.

Mehr Infos zu Rollen- und Berechtigungen >

Option Bruchteile von Urlaubstagen

Wenn ihr den Urlaubsanspruch für euer Team auf die tatsächlichen Arbeitstage des Mitarbeiters herunterrechnet, kommen häufig Bruchteile von Zahlen heraus, z. B. ein Urlaubsanspruch von 17,3 Tagen.

Ab sofort könnt ihr diese Kommazahl im Vertragsmanger des Mitarbeiters hinterlegen. Am 1.1. eines Jahres schreibt apocollect dem Mitarbeiter dann automatisch seinen Urlaubsanspruch gut, und zwar

  • die Urlaubstage auf dem Urlaubskonto,
  • und den Bruchteil auf dem Stundenkonto.

Mehr Infos >

Krank unentschuldigt

Es gibt eine neue voreingestellte Abwesenheit Krank unentschuldigt, nach der einige Apotheken gefragt haben. Ist diese Abwesenheit eingetragen, erhält der Mitarbeiter keine Stundengutschrift. Die Apotheken möchten das nutzen für Mitarbeiter, für die noch kein Krankenschein vorliegt. Liegt der Krankenschein dann vor, stellen die Apotheken die Abwesenheit auf Krank um.

Neue Benachrichtigungen für Korrekturen

Ein Mitarbeiter erhält nun eine Benachrichtigung, wenn nachträglich Änderungen an seinem Stunden- oder Urlaubskonto in der Vergangenheit durchgeführt werden.

Neue Felder in der Personalakte

Die Felder Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse wurden in der Personalakte der Mitarbeiter ergänzt, sodass ihr diese nun auch zentral verwalten könnt.

Kleinere Verbesserungen und Bugfixes

  • Bei einem QM-Artikel im Wiki kann ein Mitarbeiter mit Schreibzugriff nun auch wieder geänderte Etiketten zur Freigabe einreichen.
  • Die Benachrichtigung zu einer QM-Artikelfreigabe zeigt nun immer den korrekten Namen des Autors.
  • Bei einem Termin wird das Feld zum Schreiben neuer Kommentare nun nicht mehr angezeigt, wenn man kein Teilnehmer ist.
  • Das Stundenkonto zeigt nur noch Einträge in der Zukunft bei freigegebenem Plan.

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08.03.2023: Die apocollect Plan-App ist da 🎉

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/planapp-preview.png

Ab sofort wird es noch einfacher, die eigenen Arbeitspläne und die Arbeitspläne des restlichen Teams im Blick zu behalten - in einer eigenen App: der apocollect Plan-App.

Die neue Plan-App nutzt ihr parallel zur bisherigen Team-App für einen blitzschnellen Zugriff auf

  • euren eigenen Arbeitsplan,
  • das eigene Stunden- und Urlaubskonto,
  • und die Pläne eures Teams, inkl. der Arbeitsbereiche und einer übersichtlichen Darstellung der Pausenzeiten.

💡 Die Logindaten sind die gleichen wie für die bisherige apocollect App.

Euer Vorteil: Durch die Trennung in 2 Apps hat jeder Mitarbeiter seine Arbeitspläne schneller zur Hand, ohne durch die umfangreichere Team-App zu navigieren. Dadurch bleibt es einfach und intuitiv.

Mehr Infos dazu im folgenden Hilfeartikel: hier klicken >

Unter den folgenden Links könnt ihr euch die apocollect Plan App herunterladen:

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02.03.2023: Optimierungen am Einsatzplan + Administration

  • Filter auf Berufe: Ihr könnt im Einsatzplan ab sofort nur auf einen oder mehrere bestimmte Berufe filtern. Dadurch wird es einfach, sich auf Mitarbeiter einer Berufsgruppe zu fokussieren und diese auch filialübergreifend zu planen. Den Button dazu findet ihr oberhalb des Einsatzplans. Klickt den oder die Berufe an, auf die ihr filtern möchtet, oder klickt auf "Alle Berufe" um die Filterung zu deaktivieren.

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  • Pausenzeit im Mouse-over: Wenn ihr den Mauszeiger über einem Zeitbalken schweben lasst, wird euch nun auch direkt die Pausenzeit angezeigt. Ihr braucht die Schicht dazu also nicht mehr anzuklicken.

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  • Ein Überstundenausgleich wird beim Ausdruck des Plans besser hervorgehoben.

  • Offene Benachrichtigungen: In der Administration > Mitarbeiter können Administratoren nun die offenen Benachrichtigungen für das Team sehen - wie es bereits am Dashboard möglich ist. Ihr seht also, wenn ein "digitales Mitarbeiterfach" überquillt und könnt mit dem Mitarbeiter Rücksprache halten (nur Pro- und 360-Version)

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14.02.2023: Export des Stundenkontos

  • Im Stundenkonto des Mitarbeiters könnt ihr ab sofort die Stunden des Monats auch als PDF exportieren und drucken. Das ist besonders praktisch bei Mitarbeitern, die auf Stundenbasis arbeiten, da ihr es so einfach ans Steuerbüro übermitteln könnt.
  • Kleinere Bugfixes.

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06.02.2023: Druck, Sortierung und Darstellung im Einsatzplan

  • Druck Wochenplan: Ihr könnt den Wochenplan pro Standort ab sofort auch ausdrucken. Auf dem Export findet ihr die Arbeitszeiten der Mitarbeiter inkl. Pausenzeit und -dauer sowie die jeweiligen Arbeitsbereiche. Ihr findet dazu im Einsatzplan oben ein neues Druck-Icon. Wählt anschließend den Standort aus, den ihr drucken möchtet. Es wird immer die Woche ausgedruckt, die ihr gerade geöffnet habt.

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  • Optische Trennung der Berufsgruppen: Mitarbeiter eine bestimmten Berufsgruppe sind nun optisch voneinander abgetrennt. Das schafft euch einen besseren Überblick bei der Planung. Wenn ihr diese Trennlinie wieder ausschalten möchtet, könnt ihr dies in der Administration > Einsatzplanung > Sortierung deaktivieren.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/berufstrenner.png

  • Individuelle Sortierung: Alle Mitarbeiter sind automatisch nach Beruf und Nachname vorsortiert (empfohlen). Ihr könnt in der Administration > Einsatzplanung > Sortierung nun aber auch individuelle Optimierungen bei der Sortierung vornehmen, um z. B. die Filialleitung weiter oben zu platzieren oder eine Vertretungskraft, die nur selten vor Ort ist, weiter unten in der Liste.

💡 Wir empfehlen, die Mitarbeiter verschiedener Berufsgruppen nicht zu vermischen.

  • Standorte alphabetisch: Die Standorte sind nun alphabetisch sortiert.

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16.01.2023

Im apocollect Einsatzplaner kann nun eine automatische Arbeitstag-Erkennung aktiviert werden. Dies ist praktisch für Apotheken, die den Jahresurlaub der Mitarbeiter in Arbeitstage herunterrechnen. Mehr Infos >

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/space-1.png

13.01.2023 📲 Kalender-Abo für die eigenen Arbeitszeiten

Ab sofort könnt ihr auch eure freigegebenen Arbeitszeiten und genehmigten Urlaube in eurem privaten Kalender am Handy oder Tablet abonnieren. Mehr Infos dazu findet ihr hier >

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/space-1.png

03.01.2023

Kleinere Bugfixes für den Einsatzplan, darunter:

  • Standardpläne konnten in bestimmten Fällen zu breit und damit verzerrt angezeigt werden.
  • In bestimmten Fällen konnte es beim Speichern von Standardfällen zu Überlappungen kommen.
  • Ist ein Fehler im Standardplan, wird nun die betroffene Woche in rot hinterlegt, damit der Fehler schneller identifiziert werden kann.
  • Die Fehlermeldungen für fehlerhafte Uhrzeiten und Pausenzeiten wurden verbessert.

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16.12.2022

  • Neue Farbauswahl für Standorte in der Administration

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12.12.2022

  • Aktive Sitzungen: Ihr könnt ab sofort nachschauen, in welchem Browser ihr aktuell eingeloggt seid und euch mit einem Klick auch aus der Ferne abmelden. Loggt euch dazu im Browser bei apocollect ein, klickt in der Titelleiste auf euer Profilbild und wählt Kontoeinstellungen > Aktive Sitzungen.

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  • Zuletzt online: Jeder Mitarbeiter kann in seinen Profileinstellungen ausschalten, dass andere Mitarbeiter den Zuletzt online-Status sehen. Admins der Apotheke sehen den Status jedoch weiterhin. Diese Einstellung kann bislang nur über den Computer vorgenommen werden, nicht über die App.

Einsatzplanung

  • Bei einer Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, ...) werden dem Mitarbeiter seine ursprünglichen Arbeitszeiten nun nicht mehr im Kalender angezeigt.
  • Wenn einer Schicht ein Bereich zugeordnet wurde (z. B. Labor, HV), wird dieser Bereich nun prominent im Mitarbeiterkalender mit angezeigt.

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23.11.2022: Monatsansicht für die Einsatzplanung

  • Ab sofort könnt ihr auch einen ganzen Monat übersichtlich anzeigen lassen. Das ist z. B. praktisch, um einen schnellen Überblick über die Urlaube und Abwesenheiten zu sehen.
  • Kleinere Bugfixes

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16.11.2022: Kleinere Verbesserungen in der Einsatzplanung

  • Im Vertragsmanager in der Personalakte könnt ihr nun auch Verträge erstellen, wenn diese zeitlich VOR dem zuletzt angelegten Vertrag liegen. Dadurch könnt ihr auch nachträglich noch eine vollständige Vertragshistorie für den Mitarbeiter hinterlegen (wenn gewünscht).
  • Bestehende Verträge können nun außerdem einfacher gelöscht werden. Klickt einfach oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählt Löschen.
  • Ein kleiner Bug, bei dem an einzelnen Tagen eine Arbeitsminute fehlte, wurde behoben.

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16.11.2022: Der neue Einsatzplaner + verbesserter Kalender

Die neue 360 Vollversion

Heute gibt es ein groooßes Update für apocollect! Wer will, kann ab sofort auch seine Einsatz- und Urlaubspläne direkt in apocollect erstellen und verwalten. Das ganze Team sieht dann die eigenen Arbeitszeiten im apocollect Kalender.

💡Eine Übersicht inkl. Produkttour zum neuen Einsatzplaner findet ihr hier >

Der Einsatzplaner ist Bestandteil der neuen 360 Vollversion. So macht ihr das Upgrade >

Updates in der App

Im Kalender:

Passend zum Start des apocollect Einsatzplaners haben wir den Kalender vollständig neu überarbeitet.

  • Du siehst jetzt deine geplanten Arbeitszeiten und aktuelle Feiertage im Kalender, zusammen auf einen Blick mit allen anderen Arbeitsterminen für den Tag.
  • Öffne das Kalendermenü in der App oben links und wähle die Liste Arbeitszeiten, um alle deine nächsten Arbeitszeiten in einer Liste zu sehen.
  • Im Kalender siehst Du jetzt immer den ganzen Monat auf einen Blick, und kannst so schneller zum richtigen Datum springen.
  • Ein Tipp: Klicke lange auf einen Tag im Kalender, um für diesen Tag einen neuen Termin zu erstellen.

Im Journal:

  • Wenn du eine Benachrichtigung zu einem neuen Beitragskommentar anklickst, scrollt die App automatisch zum neuesten Kommentar.

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08.09.2022: Face-ID und Wiki-Einstellungen

  • Ab sofort könnt ihr apocollect auf eurem Smartphone oder Tablet noch zusätzlich per Face-ID / Touch-ID schützen. Ihr könnt diese Funktion aktivieren im App-Menü > Einstellungen > Sicherheit.
  • Viele Apotheken wünschen sich, dass sie Wiki-Artikel auch über die App bearbeiten können. Wir sind hier bereits in der Entwicklung. 🙂 Im ersten Schritt könnt ihr ab sofort die Einstellungen für eure Wiki-Artikel über das Handy anpassen: Fügt Etiketten hinzu, bearbeitet den Lese- und Schreibzugriff oder verschiebt den Wiki-Artikel in einen anderen Ordner.

💡 Wenn ihr einen Wiki-Artikel vom Tablet oder Handy bearbeiten möchtet, könnt ihr dies übrigens auch jetzt schon aus dem Browser auf dem Gerät tun: Loggt euch auf dem Tablet oder Handy im Browser ein, genau wie am PC. apocollect passt sich automatisch an die Gerätegröße an. Gerade auf dem Tablet ist es eine sehr gute Lösung, bis das Wiki auch in der App editierbar ist.

  • Wenn ihr Sprachnachrichten in der App abspielt, könnt ihr nun die Geschwindigkeit variieren.

25.07.2022: Optimierte Aufgaben-Ansicht

  • Am Computer wird euch das Formular zum Erstellen einer neuen Aufgabe nun 2-spaltig angezeigt. Hierdurch habt ihr einen besseren Überblick, auch wenn ihr mehrere Teilaugaben anlegt und Etiketten hinzufügt.
  • Ihr könnt im Chat in der App nun auch die vorherigen Nachrichten löschen, nicht nur im Browser. Klickt dazu einfach lange auf die Nachricht, die ihr löschen möchtet, und wählt "Löschen" aus dem Menü aus.

24.06.2022: Aufgaben-Etiketten + Design des Chat

  • Große Neuigkeiten für die Aufgaben: Die Etiketten, die ihr bereits aus dem Wiki kennt, könnt ihr ab sofort auch in den Aufgaben einsetzen. Dadurch könnt ihr alle Aufgaben sehr einfach und individuell sortieren. Für jedes Etikett seht ihr in der Seitenleiste eine eigene Liste, sodass ihr euch z. B. übersichtlich alle Aufgaben für die #rezeptur, mit #direktbestellungen oder der #reinigung anzeigen lassen könnt.

👉 Mehr Infos zu den Aufgaben-Etiketten findet ihr hier

  • Mit dem neuesten Update der App ist euch außerdem vielleicht schon aufgefallen, dass wir das Design im Chat verbessert haben. Die Abstände zwischen zwei Nachrichten wurden verkleinert, sodass ihr mehr Inhalte auf dem Bildschirm sehen könnt. Und am Tablet habt ihr nun die Liste der letzten Chats an der Seite immer im Blick und könnt schnell zwischen allen Chats wechseln.
  • Als dritte Verbesserung im Chat könnt ihr euch nun auch am Smartphone den Verlauf über bislang geteilte Dateien und Fotos anzeigen lassen. Klickt dazu im Chatraum einfach oben rechts auf das 3-Punktemenü.

04.05.2022: Chat-Dateifilter und Kalender-Update in der App

In unserem Mai-Update kommen neue Funktionen, auf die schon viele Apotheken gewartet haben: Mit dem Dateifilter im Chat findet ihr viel schneller geteilte Dokumente und Fotos im aktuellen Chatraum wieder. Und ihr könnt endlich Termine auch in der App erstellen und kommentieren.

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

01.04.2022: Bessere Gruppenverwaltung & mehr

Ab sofort ist es einfacher und schneller, neue Mitarbeiter zu Gruppen im Journal hinzuzufügen. Ihr braucht nun niemanden mehr einladen, sondern könnt Personen direkt hinzufügen. Außerdem kommen die WikiLinks in die Aufgaben, ihr könnt euch Wiki-Vorlagen anlegen & mehr!

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

11.03.2022: Sprachnachrichten im Chat 🎙

Oft gewünscht, endlich da: Ab sofort könnt ihr euch im Chat auch Sprachnachrichten schicken. Öffnet dazu einfach den Chat am Handy, und tippt auf das kleine blaue Mikrofon-Symbol neben der Senden-Taste. Die Sprachnachrichten können in der App und auch im Browser abgespielt werden.

👉 Eine kurze Beschreibung findet ihr hier

01.03.2022: Videos, Markierungen und Mitarbeiterübersicht 📺

  • Ihr könnt ab sofort Videos deutlich komfortabler in der App abspielen. Das Video muss nicht zuerst heruntergeladen werden, sondern kann direkt aus der App angesehen werden. Dazu könnt ihr in der App Videos aufnehmen und hochladen. Das eignet sich sehr gut um kurze Videoclips an euer Team zu senden!
  • Mit den neuen Markierungen im Wiki könnt ihr beliebige Textstellen auswählen und mit einem gelben Textmarker kennzeichnen. Das ist praktisch um besonders wichtige Stellen hervorzuheben, auf aktuelle Änderungen hinzuweisen oder um Stellen zu kennzeichnen, die überarbeitet werden müssen.
  • Die Mitarbeiterübersicht im Journal erscheint nun in Tabellenform und ist viel übersichtlicher als vorher. Außerdem könnt ihr schnell nach Mitarbeiternamen filtern.
  • Viele kleine optische und technische Verbesserungen.

14.02.2022: Widgets & mehr 📋

  • Wenn ihr mit den apocollect Aufgaben und dem Kalender arbeitet, seht ihr nun auf der Journal-Startseite im Browser eure heutigen Aufgaben und Termine auf einen Blick. Werft dazu einen Blick in die erweiterte Widgetleiste.
  • Neue Einstellung: Ihr könnt nun festlegen was passiert, wenn für einen Journalbeitrag kein Empfänger ausgewählt wurde: Automatisches Senden an alle oder der Hinweis, das mindestens ein Empfänger ausgewählt werden muss? Mehr Infos >
  • Ihr könnt ab sofort auch alle Infos für bestimmte Berufsgruppen auf dem Dashboard anzeigen. Vorher ging das nur mit Standorten und Gruppen. Mehr Infos >

18.02.2022: Rollen & Rechte 🎛

Ihr könnt nun ganz frei konfigurieren, welche Berechtigungen eure Mitarbeiter haben und auf welche apocollect-Module sie zugreifen dürfen.

👉 Ausführliche Infos zur Rollen- und Rechteverwaltung findet ihr hier

23.12.2021: Wiki-Etiketten, Unterordner, der Kalender in der App und mehr 🏷

Mit den neuen Updates könnt ihr euer Wiki noch besser verwalten und so selbst große Artikel- und QM-Datenbanken extrem gut strukturieren. Dazu kommt der Kalender in die App und noch einige weitere Verbesserungen warten auf euch.

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

21.10.2021: Ruhemodus + Mitarbeiterkalender 😴

Mit dem Ruhemodus steuert ihr eure Benachrichtigungen nun ganz flexibel. Außerdem könnt ihr jetzt die Kalender von ausgewählten Mitarbeiter favorisieren und Ereignisse ohne Einladungen erstellen.

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

22.08.2021: Ein groooßes Update für die App 📱

Die neue App ist da mit vielen Verbesserungen im Design, neuen Funktionen und erstmals einem Tablet-Modus für iPad & Co. Außerdem könnt ihr euch über die neuen Teilaufgaben zu jeder Aufgabe Checklisten erstellen und so eure ToDos noch besserer strukturieren.

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

19.08.2021: Der Kalender ist da 🗓🎉

Noch nie war es einfacher die Termine in der Apotheke im Blick zu behalten! Ab sofort könnt ihr im neuen Modul Kalender Termine erstellen, andere Mitarbeiter einladen, zum Termin chatten und den Kalender sogar in eurem Smartphone-Kalender abonnieren.

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier

22.07.2021: WikiLinks und Hyperlinks

WikiLinks sind im Journal 🥳 und wir haben auch sonst ein wenig an unserer Browserversion geschraubt:

  • (1) Journal: WikiLinks und Gruppen-Archivierung
  • (2) Journal + Wiki: Hyperlinks
  • (3) Wiki: Editor-Update und automatische Gliederung
  • (4) Kleinere Fehlerbehebungen

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier.

28.06.2021: Wiki, Umfragen und mehr

Es gibt viele neue Funktionen in der apocollect Browserversion!

  • (1) Wiki: Versionierung, Archivierung + QM-Freigabeprozess
  • (2) Journal: Mehr Benachrichtigungsoptionen bei Kommentaren, Gruppenbilder + öffentliche Umfragen
  • (3) Aufgaben: Einfaches Duplizieren von Aufgaben

👉 Ausführliche Infos zum Update findet ihr hier.

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