Wir arbeiten jeden Tag daran, apocollect noch besser zu machen. Dieser Artikel wird laufend aktualisiert und listet neue Updates chronologisch auf.

---

🎄🎇 Was gilt eigentlich an Heiligabend und Silvester in der Einsatzplanung?
Lest euch dazu folgenden Hilfeartikel durch: hier klicken >

---

20.11.2024: Optimierungen für AMK-News + Einsatzplanung

AMK-News

Neue Aufgabenliste für Rückrufe

Es gibt nun einen zentralen Sammelpunkt, in dem alle neuen AMK-Rückrufe aufgelistet werden. Das macht euch die Übersicht einfacher und optimiert den Export. Mehr Infos: hier klicken >

Übertragbare Berechtigung für Exporte

Der monatliche Export der AMK-Informationen besitzt standardmäßig nur der Admin. Über die Rollen- und Berechtigungen kann der Admin nun auch weiteren Rollen und Mitarbeitern diese Berechtigung erteilen.

💡 Ihr bearbeitet die AMK-Infos und Rückrufe noch per Hand? Mit den apocollect AMK-News werden neue Infos automatisch nach euren Vorgaben im Team verteilt und dokumentiert. Für nur 8,- € monatlich. Jetzt freischalten >

Einsatzplan + Zeiterfassung

Mitarbeiteranträge

• Die Mitarbeiteranträge können nun individuell sortiert werden nach Datum des Antrags oder Datum der Abwesenheit.
• Über die Antrags-Listenansicht können die Anträge nun auch von den Planern bearbeitet werden.
• In der Antrags-Listenansicht werden euch nun voreingestellte Listen angezeigt, damit ihr euch z. B. schnell nur auf die Urlaubsanträge fokussieren könnt.

Planeransicht

• Im Schichtenmanager wird nun die Summe der Tagesarbeitszeit angezeigt.
• Der Schichtenmanager kann nun verschoben werden, damit ihr beim Bearbeiten freie Sicht auf die Woche habt

Zeiterfassung

• Deutlich verbesserte Ladezeit des Stempelmanagers, v. a. in der Monatsansicht

Kleinere Optimierungen + Bugfixes

• Wir haben ein Problem mit dem Monatsexport von nicht-freigegebenen Plänen behoben.
• Im Wiki öffnen die Emojis nun nach unten, sodass sie einfacher auswählbar sind.
• Gelöschte Mitarbeiter werden nun zuverlässig aus Chatgruppen entfernt.
• Die Berechtigungen in der Personalakte können nun auf den Standard zurückgesetzt werden.
• Wir haben unsere Supportsoftware gewechselt und die Software „Front“ als Unterauftragnehmer hinzugefügt. Das Hosting der Support-Emails erfolgt in der EU.

17.10.24

• Geschwindigkeitsverbesserungen im Chat
• Auf dem Export von QM-Artikeln aus dem Wiki werden nun auch das letzte Bearbeitungsdatum und das Druckdatum angegeben.

23.09.24: AMK-News + Ereignisse im Planer

Automatischer Abruf AMK-News

Schluss mit “Rote-Hand”-Arbeit: Ab sofort könnt ihr neue AMK-Meldungen und Rückrufe über apocollect automatisch abrufen und im Team verteilen lassen. Eure Mitarbeiter werden bei neuen Meldungen benachrichtigt und bestätigen mit einem Klick.

Mehr Infos findet ihr auf unserer Website: hier klicken >

Apotheken, die apocollect in der Pro- oder 360-Version nutzen, können ab sofort das neue Add-on „AMK-News“ für nur 96€/Jahr hinzubuchen. Infos zum Upgrade: hier klicken >

Ereignisse im Einsatzplan

Ab sofort werden eure Ereignisse automatisch im Einsatzplan angezeigt, damit ihr sie bei der Planung direkt im Blick habt. Das ist praktisch z. B. für Notdienste, Aktionstage, die Schulferien oder Urlaube der wichtigsten Arztpraxen.

Tragt dazu einfach ein Ereignis im Kalender ein. Wenn ihr einen Standort hinterlegt, wird das Ereignis direkt in der jeweiligen Standortzeile angezeigt. Ohne Standortzuordnung wird das Ereignis oben in der Datumszeile angezeigt.

Weitere Verbesserungen

• Das Design zum Bestätigen von Ankündigungen im Browser wurde neu gestaltet.
• Die Mitarbeiterspalte im Einsatzplan hat nun auf sehr breiten Monitoren eine reduzierte Breite.

09.09.2024: Planungsberechtigungen + Kennzeichnung geänderter Schichten

Automatische Vergabe der Planungsberechtigung an Rollen

💡 Wichtige Info für alle Apotheken, die ihre Einsatzpläne über apocollect planen

Ein Wunsch vieler Apotheken war es, dass die Berechtigungen in der Einsatzplanung einfacher vergeben werden können. Ab sofort können die Berechtigungen daher auch direkt über die „Rollen“ vergeben werden.

⚠️ Bei jeder NEUEN Personalakte erhält die Rolle „Planer“ ab sofort automatisch den Planungszugriff. Die Berechtigungen bisheriger Personalakten bleiben unverändert.

• Anstatt bei jedem neuen Mitarbeiter zu hinterlegen, wer ihn planen darf, erhalten jetzt automatisch alle Mitarbeiter mit der Rolle “Planer” den Planungszugriff.
• Verantwortlich sind alle Mitarbeiter mit der Rolle “Admin”. (Falls ihr daher mehreren Mitarbeitern die Rolle “Admin” zugewiesen habt, solltet ihr dies im Vorfeld überprüfen.)

Euer Vorteil:

• Wenn ihr einen neuen Mitarbeiter in apocollect einladet, ist in den meisten Fällen keine individuelle Anpassung der Berechtigungen mehr notwendig.
• Nur dann, wenn ihr den Zugriff auf eine Personalakte individuell einschränken oder erweitern möchtet, könnt ihr die Personalakte bearbeiten und die Rolle aus den Berechtigungen löschen.

Weist dazu euren Planern in der Administration > Mitarbeiter als zusätzliche Rolle „Planer“ zu, und behaltet die Rolle „Nutzer“ ebenfalls bei.

Mehr Infos zur Vergabe der Berechtigungen der Personalakte: hier klicken >

Kennzeichnung geänderter Schichten

Wird ein Standardplan an einem Tag manuell im Plan überschrieben, wird der betreffende Tag ab sofort mit einer grauen Ecke gekennzeichnet. Dadurch seht ihr in der Übersicht schnell, an welchen Tagen etwas geändert wurde.

Tätigkeitsart im Stundenkonto-Export

Über die Personalakte > Stundenkonto > Export könnt ihr euch bereits die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters exportieren. Ab sofort wird in dieser Auswertung auch die jeweilige Tätigkeit angezeigt, wenn die Tätigkeit vom Standard „Arbeit“ abweicht (z. B. Fortbildung oder Homeoffice).

Mehr Infos zum Export „Arbeitszeiten“: hier klicken >

Browsertabs mit Modulnamen

Wenn ihr apocollect im Browser geöffnet habt, wurde im Seitentitel immer euer Apothekenname angezeigt. Ab sofort wird der jeweilige Modulname vorangestellt. Das ist besonders praktisch, wenn ihr gleichzeitig mit mehreren Tabs arbeitet, sodass ihr sofort den passenden Tab wiederfindet.

01.09.2024: Aufgaben 2.0

Der Aufgabenmanager in Version 2.0 ist da 🎉 Das heißt für euch: viele neue Möglichkeiten, um euch & eure Prozesse besser zu organisieren.

💡 Die wichtigste Änderung, die ihr kennen solltet, betrifft die Liste “Nicht zugeordnet”. Diese heißt nun “Zur Übernahme” und ist direkt in eure Startliste eingebettet.

Freut euch außerdem auf viele neue Funktionen, mit denen ihr euch den Alltag einfacher machen könnt.

Eine vollständige Übersicht findet ihr in unserem Hilfebereich oder in unserem Einführungsvideo.

Optionale Bearbeitungszeit beim Auto-Stempeln

Viele Apotheken nutzen mittlerweile die Zeiterfassung mit Auto-Stempeln. Dadurch können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst korrigieren, wenn sie Überstunden gemacht haben. Die Planer bekommen die Änderungen zur Genehmigung vorgelegt.

Mit der neuen Bearbeitungsfrist könnt ihr nun festlegen, für wieviele Tage die Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, ihre Arbeitszeiten rückwirkend zu bearbeiten (z. B. 2 Tage).

22.07.2024: Optimierte Personalakte und neuer Tarifvertrag

Neuer Tarifvertrag

Mit dem neuen Tarifvertrag können sich die vertraglichen Sollstunden, der Standardplan und der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter verändern. Wir haben euch zusammengestellt, wie ihr die Anpassungen schnell in apocollect hinterlegt: mehr Infos >

Schneller Wechsel zwischen Mitarbeitern

Passend dazu haben wir die Ansicht der Personalakte optimiert, damit ihr in Zukunft schneller zwischen den einzelnen Mitarbeitern wechseln könnt. Eine kurze Beschreibung der Änderungen findet ihr hier >

17.07.2024: Zeiterfassung ohne Stempeln 🤖

Exakte Zeiterfassung, ganz ohne Stempeln - ab sofort möglich: Ein Großteil der Apotheken möchte mittlerweile die tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter dokumentieren, um nach dem EuGH-Urteil rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Mit der neuen Funktion „Auto-Stempeln“ klappt das nun auch ganz einfach für Apotheken, die ihr Team nicht stempeln lassen möchten:

• apocollect simuliert hierdurch das Stempeln für den Mitarbeiter.
• Der Mitarbeiter kann seine eigenen Arbeitszeiten der Vortage im Kalender > Meine Zeiterfassung eigenständig anpassen und auf die tatsächliche Arbeitszeit korrigieren, falls er z. B. Überstunden gemacht hat. (In Kürze werden die Änderungen auch über die Plan App möglich sein.)
• Die Änderungen werden anschließend von den zuständigen Planern genehmigt, z. B. 1x pro Woche. Das Stundenkonto wird automatisch aktualisiert.

Das Auto-Stempeln ist daher die richtige Option

• für Apotheken, die eine Zeiterfassung ohne Stempeln wünschen,
• für Apotheken, bei denen die Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten der letzten Tage ändern können sollen, ohne dass diese einen vollen Planerzugriff erhalten.

💡 Alle Infos zur neuen Auto-Stempeln-Funktion findet ihr im folgenden Hilfeartikel: hier klicken >

💡 Das Auto-Stempeln ist eine Funktion im Add-on „Zeiterfassung“. Das Add-on kann per Einmalkauf freigeschaltet werden (aktuell: 799 €). Eure monatlichen Gebühren erhöhen sich dadurch nicht. Mehr Infos zur Buchung: hier klicken >

Weitere Updates

• Der Punkt „Meine Stempelzeiten“ wurde umbenannt in „Meine Zeiterfassung“.
• Die automatisch erstellte Abwesenheit "Nicht gestempelt" kann nun auch direkt aus dem Stempelmanager heraus entfernt werden.

3. Juni 2024

Speicherung von Filtern

Filter, die ihr in der Einsatzplanung aktiviert, bleiben für euch jetzt geräteübergreifend gespeichert. Ihr könnt daher z. B. auf bestimmte Standorte oder Berufe filtern, und der Einsatzplan behält diesen Filter nun bei, auch wenn ihr euch später neu einloggt.

Optimierte Ladezeiten

Die Ladezeiten der Wochen- und Monatsansicht im Einsatzplan wurde verbessert.

22.05.2024: Abwesenheitsansicht, neue Exporte und Chatentwürfe in der App

Mitarbeiteranträge für Urlaub und andere Abwesenheiten nehmen in Apotheken oft viel Zeit ein. Mit der neuen grafischen Abwesenheits- und Antragsübersicht macht ihr es euch einfach, denn ihr könnt offene Anträge direkt mit bestehenden Abwesenheiten abgleichen, die Anträge kommentieren und genehmigen.

💡 Eine Übersicht zur neuen Ansicht findet ihr im folgenden Video (Dauer 4 Minuten): hier klicken >

Neue Exporte

Ihr habt nun die Möglichkeit, weitere Exporte aus der Personalakte zu erstellen.

Bezeichnung	Inhalt
Arbeitszeiten eines Mitarbeiters	Exportiert die genauen Arbeitszeiten inkl. Pausen eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum	mehr Infos >
Abwesenheitszeiten	Exportiert die genauen Abwesenheitszeiten für ausgewählte Mitarbeiter	mehr Infos >
Arbeitszeiten der Mitarbeiter zum Stichtag	Exportiert eine Übersicht über die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten zu einem bestimmten Stichtag	mehr Infos >
Übersicht Stundenkonten zum Stichtag	Exportiert eine Übersicht über den Stand der Stundenkonten zu einem bestimmten Stichtag	mehr Infos >

💡 Eine Übersicht über alle Exporte sowie genauere Beschreibungen findet ihr im Artikel Exporte und Auswertungen.

Chatentwürfe in der App

Wenn ihr in einem Chat angefangen habt, eine neue Nachricht zu schreiben, bleibt diese nun automatisch in der App als Entwurf zwischengespeichert. Ihr könnt die App verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren, und den Entwurf anschließend fertigstellen.

19.03.2024

⚠️ Wichtiges Update der Einsatzplan App: Wenn ihr die Einsatzplanung nutzt, installiert bitte die neueste Version der apocollect Plan App, damit in der App weiterhin alle Daten im Stundenkonto korrekt angezeigt und aktualisiert werden.

Wir haben ein Performance-Update bei der Einsatzplanung vorgenommen, für das die neue App benötigt wird.

Wenn ihr die automatischen Updates an eurem Handy ausgeschaltet habt, findet ihr hier die Direktlinks in die App Stores:

Gerätetyp	Download
iPhone + iPad	Apple App Store für iPhone und iPad >
Android Handys + Tablets	Google Play Store für Android >
Huawei	APK-Datei >

Weitere Updates für die Einsatzplanung

• Werden alle Schichten eines Tages gelöscht, erscheint eine Nachfrage, ob der Standardplan wiederhergestellt oder ob Frei eingetragen werden soll.
• Ihr könnt nun mit einem Klick die Abwesenheit Frei eintragen durch einen Shortcut im Schichtenmanager.

29.02.2024

Einsatzplanung

• Ihr könnt nun für jeden Abwesenheitstyp festlegen, ob der Grund der Abwesenheit öffentlich oder neutral angezeigt werden soll. Mehr Infos >
• Im Stempelmanager werden neben dem Datum nun auch die Wochentage mit angezeigt.
• Beim Export des Wochenplans werden nun wieder die Bereiche mit angezeigt.
• Auch wenn der Zugriff auf das Stunden- und Urlaubskonto für Planer gesperrt wurde, hat nun jeder Mitarbeiter immer Zugriff auf das eigene Stunden- und Urlaubskonto.

Journal

Wurde ein Journalbeitrag auch an eine Berufsgruppe gesendet, könnt ihr diesen Beruf nun im Beitrag anklicken. apocollect filtert dann auf alle bisherigen Beiträge, die an diesen Beruf gesendet wurden.

Export der erledigten Aufgaben

Ihr könnt euch nun eine Liste exportieren mit den erledigten Aufgaben bestimmter Mitarbeiter. Mehr Infos >

31.01.2024

Kleinere Verbesserungen und neue Funktionen in der Einsatzplanung:

Freitext-Anträge

Mit den Freitextanträgen können Mitarbeiter ab sofort Wünsche frei äußern. Ihr könnt diese Wünsche dann im Plan eintragen und den Antrag genehmigen.

💡 Die Anträge können bereits im Webbrowser gestellt werden. Wir werden die Plan App in Kürze aktualisieren, damit die Freitext-Anträge auch über die App gestellt werden können. Mehr Infos zu den Anträgen >

Auswertung: Arbeitszeit nach Standort

Praktisch für Filialverbünde: In der Personalakte könnt ihr über das Export-Icon nun auswerten, wie viele Stunden ein Mitarbeiter an welchem Standort gearbeitet hat. Ein Export sollte maximal über ein Quartal gehen.

Bezeichnung der Musterwoche

Die Bezeichnung der Musterwoche wurde erweitert auf Sollzeit / Musterwoche. Damit soll die Aufgabe dieses Menüpunktes deutlicher hervorgehoben werden.

💡 Zur Erinnerung: Die Verteilung der Stunden pro Wochentag muss nur dann erfolgen, wenn ihr Urlaub, Feiertag oder Krankheitstage nach dem Modell der tariflichen Musterwoche berechnet. Bei der Berechnung von Abwesenheiten nach geplanter Arbeitszeit oder 1/x-Durchschnitt kann die Verteilung übersprungen werden. Mehr Infos >

Weitere Verbesserungen

• Notiz in Urlaubseinstellungen: Im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen wird der Jahresurlaubsanspruch für den Mitarbeiter hinterlegt. In einem neuen Notizfeld könnt ihr euch die Berechnungsformel oder andere Hinweise dazu hinterlegen.
• Übertrag im Stundenkonto: Der Startwert des Monats wird nun besser hervorgehoben.

11.01.2024

Im Einsatzplan kann für die Berechnung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Feiertag, Krankheit) auch direkt die 1/x Durchschnittsmethode eingestellt werden. Einen Vergleich der Berechnungsmethoden findet ihr hier >

📺 Interessiert an der Einsatzplanung oder gerade gestartet? Schaut euch die Einrichtung der apocollect Einsatzplanung in einem Live-Mitschnitt an - von 0 auf 100: zum Video >

13.12.2023

✏️ Für alle Apotheken, die ihren Urlaub in Stunden berechnen, haben wir einen Urlaubsstunden-Rechner entwickelt: hier öffnen >

Weitere Automatisierungen in der Zeiterfassung

Ab sofort könnt ihr drei weitere Automatisierungen in der Zeiterfassung aktivieren, die euch das Stempeln noch einfacher machen.

☕️ Geplante Pausenzeiten aus Plan vorschlagen

• apocollect kann nun beim Ausstempeln die Pausenzeit vorschlagen, die für den Mitarbeiter in der Schicht geplant war.
• Mit dieser Funktion könnt ihr euch nun zur Schicht ein- und ausstempeln und die Pausenzeit und -uhrzeit ist bereits vorausgefüllt.
• Bei Bedarf kann natürlich die Pausenzeit vor dem Speichern noch angepasst werden.

✏️ Bei Nicht-Ausstempeln: Auto-Korrektur der Stempelzeit

• Vergisst ein Mitarbeiter sich abends auszustempeln, stempelt apocollect den Mitarbeiter schon immer automatisch um 23:59 Uhr aus.
• Habt ihr die neue Funktion aktiviert, korrigiert apocollect in dem Fall die Endzeit auf die letzte Tagesschicht des Mitarbeiters.

💡 BEISPIEL Der Mitarbeiter ist bis 18:30 Uhr eingeplant. Am Abend vergisst er das Ausstempeln. apocollect stempelt den Mitarbeiter automatisch um Mitternacht aus und setzt die Endzeit auf 18:30 Uhr zurück. Das spart viele händische Korrekturen vor der Genehmigung.

❌ Auto-Entfernen der Abwesenheit

• Stempelt ein Mitarbeiter, obwohl für ihn eine Abwesenheit eingetragen ist, wird diese Abwesenheit automatisch entfernt.
• Handelt es sich um eine mehrtägige Abwesenheit, wird die Abwesenheit automatisch gesplittet.

💡 BEISPIEL Ein Mitarbeiter hat eine Woche Urlaub. Am Mittwoch muss er jedoch einmal in der Apotheke aushelfen und stempelt seine Anwesenheitszeit. Für den Mittwoch wird die Stempelzeit übernommen und der Urlaub wird in 2 Teile (Mo+Di und Do-Sa) aufgeteilt.

✅ Weitere Optimierungen

• Der Toleranzbereich kann nun auch vollständig deaktiviert werden. Die Stempelzeit muss dann in jedem Fall manuell genehmigt werden.
• Bei einer geplanten Abwesenheit wird nun nie mehr zusätzlich "Nicht gestempelt" eingetragen.
• Mitarbeiter können ihre ungenehmigte Stempelzeit nun auch immer für mehrere Stunden zurückstellen und korrigieren, wenn diese noch nicht genehmigt wurde.
• Die Darstellung der Zeiterfassungs-Einstellungen wurde besser geordnet.

Alle Einstellungen stehen auf globaler Ebene, auf Standortebene und auf Mitarbeiterebene zur Verfügung.

6.12.2023

Ansicht reduziertes Stundenkonto

⚠️ Wichtige Änderung: Das Stundenkonto wird Mitarbeitern im Browser nun standardmäßig in einer reduzierten Form angezeigt, wie auch bereits in der App. Das macht es für viele Mitarbeiter einfacher, da wie auf einem manuell geführten Stundenzettel nur noch die geleisteten Stunden und das Gesamtstundenkonto angezeigt wird. Der tägliche Abgleich mit den Sollstunden wird nicht mehr angezeigt.

Ihr könnt aber mit einem Klick wieder auf die vorherige, detaillierte Ansicht zurückstellen. Klickt dazu oben am Stundenkonto auf das 3-Punkte-Menü > Detaillierte Ansicht.

Einmal umgestellt, gilt diese neue Voreinstellung für euch dauerhaft.

Neue Exporte aus der Personalakte

Wenn ihr die Mitarbeiterübersicht der Personalakte öffnet, findet ihr nun ein neues Export-Icon.

Ihr könnt nun folgende Auswertungen erstellen:

• Export der Resturlaube: Erhaltet eine schnelle Übersicht, welcher Mitarbeiter noch offene Urlaubstage hat und wieviele.
• Export der Abwesenheiten: Erhaltet eine Übersicht, wer wann gefehlt hat und wie oft krank war.

Ihr könnt bei jedem Export festlegen, für welche Mitarbeiter, Standorte oder Berufe der Export erstellt werden soll.

Exporte können nur für jeweils die Mitarbeiter vorgenommen werden, für die ihr auch Planungszugriff habt.

Export Standardplan

Auch der Standardplan eines Mitarbeiters kann nun als PDF exportiert werden. Das ist hilfreich z. B. bei Neueinstellungen, damit die neue Mitarbeiterin bereits vor Arbeitsbeginn mitbekommen kann.

Filter in der Zeiterfassung

Ihr könnt die Stempelzeiten in der Zeiterfassungstabelle nun filtern. Ihr könnt folgende Filter aktivieren und auch kombinieren:

• Filter nach Standorten
• Filter auf Berufe
• Filter auf Status (unbearbeitete / genehmigte / abgelehnte / automatisch genehmigte Stempelzeiten)

Plan App

Mit dem neuen Update der Plan App wird euch das Urlaubskonto nun auch vollständig in Stunden angezeigt, wenn ihr den Urlaub in Stunden berechnet.

16.11.2023

Urlaubskonto

Wir haben einige Verbesserungen und Funktionen am Urlaubskonto hinzugefügt.

Urlaubseinstellungen

⚠️ Wichtige Änderung: Der Jahresurlaubsanspruch der Mitarbeiter wird nun im Urlaubskonto eingetragen (bislang: im Vertragsmanager). Das macht es einfacher, weil die gesamte Urlaubsverwaltung eines Mitarbeiters an einem Punkt erfolgt.

Ihr könnt über das Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen ab sofort folgende Einstellungen vornehmen:

• Hinterlegt den Jahresurlaubsanspruch (z. B. 34 Urlaubstage pro Jahr)
• Hinterlegt einen Stichtag, zu dem dieser Jahresurlaubsanspruch automatisch dem Mitarbeiter gutgeschrieben wird. Dies ist in 🇩🇪 Deutschland der 1.1., in 🇦🇹 Österreich meist der Tag der Einstellung.
• Für alle Mitarbeiter gelten zunächst die gleichen Urlaubsberechnungen. Ihr könnt ab sofort aber individuelle Einstellungen für einen Mitarbeiter vornehmen, falls erforderlich.

Mehr Infos zum Urlaubskonto: hier klicken >

Urlaub in Stunden

Urlaub wird in Deutschland normalerweise in Tagen vergeben und berechnet. Einige Apotheken möchten den Urlaub jedoch vollständig in Stunden berechnen.

Ab sofort könnt ihr dies auch in apocollect beibehalten und das Urlaubskonto vollständig in Stunden berechnen. Ein Mitarbeiter erhält dann z. B. nicht mehr 34 Urlaubstage pro Jahr, sondern 226 Urlaubsstunden.

💡 Wenn ihr die Urlaube in apocollect bislang in Tagen geplant habt, nun aber zurück auf die Stundenberechnung umstellen möchtet, findet ihr hier eine genaue Schritt-Anleitung: hier klicken >

Krank im Urlaub

Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub einen Krankenschein erhält, werden diese Tage nicht als Urlaub abgezogen. Tragt zukünftig einfach die Krankentage ein, und apocollect schreibt die Urlaubstage automatisch wieder dem Urlaubskonto gut.

Personalakte

Beim Export des Stundenkontos werden nun die Summen der geleisteten und der Soll-Stunden angezeigt.

Mitarbeiteranträge

Filter in den Mitarbeiteranträgen machen es euch noch einfacher, auch viele Anträge schnell einzuordnen. Ihr könnt die Mitarbeiteranträge nun filtern auf

• den Standort
• den Beruf
• die Antragsart.

Über das Drucker-Symbol könnt ihr die Liste dann auch als PDF exportieren (inkl. Filter).

Rollenverwaltung

Über die Rollen können die Berechtigungen für einzelne Mitarbeitergruppen sehr individuell eingestellt werden. Wir haben die Ansicht der Rollenverwaltung nun deutlich optimiert:

• Die Berechtigungen sind jetzt pro Modul gruppiert.
• Neue Berechtigung: Der Zugriff auf die Mitarbeiteranträge kann nun für bestimmte Mitarbeiter & Planer gesperrt werden.
• Neue Berechtigung: Der Zugriff auf die Verwaltung der Zeiterfassungen kann nun für bestimmte Mitarbeiter & Planer gesperrt werden.

apocollect App

• Der PDF-Viewer für Android-Handys wurde verbessert und auch für ältere Handymodelle optimiert.
• Geschwindigkeitsverbesserungen beim Erstellen neuer Mitteilungen, Aufgaben und Termine
• Verbesserte Aufgabenansicht am iPad, die den großen Bildschirm besser ausnutzt

Dashboard

Die Wochenansicht am iPad zeigt nun auch die Arbeitsbereiche an.

9.10.2023

Wenn ihr die apocollect 360 Vollversion nutzt, könnt ihr euch am Dashboard ab sofort auch euren gesamten Wochenplan aufrufen.

• Jeder Mitarbeiter sieht jederzeit die aktuellen Einsatzpläne.
• Schaut nach, wer in der Filiale gerade zu erreichen ist.
• Verpasst keine Änderungen

20.09.2023

• Zugriff auf Mitarbeiter-Archiv: In der Personalakte findet ihr nun die neue Auswahl Archiv. Dort findet ihr die Personalakten von ehemaligen, gelöschten Mitarbeitern. Ihr könnt weiterhin auf die Stunden- und Urlaubskonten zugreifen und diese exportieren.
• Export des Monatsplans: Aus der Monatsansicht im Einsatzplan könnt ihr nun auch die ganze Monatsübersicht als PDF exportieren.
• Wiki: Ihr findet im Browser die neue Liste "zuletzt geändert". Dort seht ihr alle Artikel aufgelistet, bei denen ihr oder andere Mitarbeiter Änderungen durchgeführt haben in den letzten 4 Wochen.
• Kleinere Verbesserungen und Fehlerbehebungen

31.08.2023: Großes Dashboard-Update und Vereinfachungen für Standard-Arbeitspläne

Neue Funktionen fürs Dashboard

Das Dashboard ist euer Schaufenster in die Software. Dadurch seht ihr die wichtigsten aktuellen Informationen und Aufgaben direkt im Vorbeigehen, ohne dass ihr euch einloggen müsst. Mit dem neuen Update wird das Dashboard noch viel mehr zu eurer Live-Informationszentrale:

>> Schaut euch die Neuerungen im kurzen Video an: hier klicken >

💡 Ihr wollt das Dashboard für eure Apotheke buchen? So gehts: hier klicken >

Das ist neu:

• Fixieren von Aktivitäten: Es gibt einen besonders wichtigen Hinweis, den das ganze Team nicht vergessen darf oder unmittelbar sehen soll? Die Benachrichtigung zu diesem Beitrag könnt ihr nun auf dem Dashboard fixieren, damit sie fest angepinnt bleibt.

• Aufgabenetiketten: Mit den Aufgabenetiketten habt ihr schon länger die Möglichkeit, Aufgaben thematisch zu kennzeichnen oder mit einer Priorität zu versehen. Jetzt werden die Etiketten auch auf dem Dashboard angezeigt, um die angezeigte Liste schnell zu filtern.

• Termine: Lasst euch Termine direkt auf dem Dashboard anzeigen, z. B. für Termine zum Messen von Kompressionsstrümpfen, Impftermine, Schulungen oder Besprechungen.

• Einsatzplan: Wenn ihr die Einsatzplanung nutzt könnt ihr nun die Anzeige der aktuellen Dienstpläne auf dem Dashboard aktivieren. Damit habt ihr schnell im Blick, wer heute, gestern oder in den nächsten Tagen kommt. Angezeigt werden nur anwesende Mitarbeiter, damit es übersichtlich bleibt. Ändert sich etwas am Plan (z. B. eine Krankmeldung), wird der Plan automatisch aktualisiert.

💡 In Kürze wird auch noch die komplette Wochenansicht auf das Dashboard kommen.

• Wiki-Suche: Durchsucht nun auch das Wiki, um schnell etwas Nachzuschlagen oder bei einer Teamsitzung Änderungen am großen Bildschirm zu besprechen.

• Konfiguration: In der Konfiguration eures Dashboard könnt ihr nun einzelne Funktionen deaktivieren: Schaltet die Aufgaben, den Kalender oder den Einsatzplan auf dem Dashboard ein oder blendet sie aus. Das funktioniert über die Administration > Dashboard > Dashboard bearbeiten.

Noch ein Tipp: Ihr könnt einrichten, dass das Dashboard immer automatisch startet, wenn ihr den PC morgens hochfahrt. Hinterlegt dazu nur eure Arbeitsbereich-Adresse mit dem Zusatz /dashboard als Browser-Startseite, also z. B.

meineapotheke.apocollect.de/dashboard

Fahrt nun einfach den PC nach Feierabend herunter, ohne euch am Dashboard auszuloggen. Wenn ihr den PC + Browser am nächsten Tag wieder startet ist das Dashboard dann sofort wieder geöffnet.

Viel Spaß mit den neuen Funktionen!

Vereinfachungen für Standard-Arbeitspläne

• Standardpläne können jetzt dupliziert werden. Das ist praktisch, wenn sich am Standardplan eines Mitarbeiters nur eine Kleinigkeit ändert. Nach dem Duplizieren braucht ihr dann nur die Änderungen vorzunehmen und das neue Startdatum zu wählen - fertig.
• Beim Erstellen eines neuen Standardplans werden euch nun auch die passenden Kalenderwochen angezeigt. Dadurch könnt ihr schnell erkennen, ob ihr eine gerade oder ungerade Woche plant.

Weitere Optimierungen für die Einsatzplanung

• Die Mitarbeiteranträge sind nun für die Planer besser gefiltert. Planer sehen nur Anträge von Mitarbeitern, für die sie auch Planungsberechtigung haben. Eine Ausnahme sind die Urlaubsanträge: Hier sehen Planer alle Urlaubsanträge, damit ihr euch bei der Urlaubsplanung besser absprechen könnt. Genehmigen kann ein Planer aber immer die Anträge für Mitarbeiter, für die er auch die Planungsberechtigung besitzt.

• Mitarbeiter werden in Zeiträumen ohne aktive Musterwoche im Plan nun immer ausgeblendet. Das ist praktisch für Mitarbeiter, die z. B. gekündigt haben aber noch nicht gelöscht werden sollen. Das ist außerdem praktisch, um Mitarbeiter in Elternzeit aus Übersichtsgründen auszublenden. Und falls ihr mit Vertretungsapothekern arbeitet, werden diese auch nur noch in den benötigten Zeiträumen angezeigt.

21.08.2023: Die Zeiterfassung ist da! ⏱️

Ab sofort könnt ihr die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit schnell und einfach mit apocollect in euren Alltag integrieren. Praktisch: Ihr benötigt keine weitere Software und keine weiteren Zugangsdaten und nutzt zum Stempeln einfach die bekannte apocollect Oberfläche und App.

Alle Infos zur Einrichtung und zur Buchung der Zeiterfassung findet ihr in unserem neuen Hilfebereich zur Zeiterfassung: hier klicken >