28. Juni 2021 – Wiki, Umfragen und mehr

Von Simon Nattler
28.06.2021

Es gibt viele neue Funktionen in der apocollect Browserversion!

  • (1) Wiki: Versionierung, Archivierung + QM-Freigabeprozess
  • (2) Journal: Mehr Benachrichtigungsoptionen bei Kommentaren, Gruppenbilder + öffentliche Umfragen
  • (3) Aufgaben: Einfaches Duplizieren von Aufgaben

(1) Wiki

Ab sofort könnt ihr noch intensiver mit dem Wiki arbeiten. Ihr könnt Änderungen protokollieren, und ältere Versionen als PDF archivieren. Wenn ihr auch QM-Dokumente ins Wiki stellen möchtet, könnt ihr diese entsprechend kennzeichnen und den Freigabeprozess nutzen.

🗂 Erstelle Wiki-Artikel mit Versionshistorie und automatischer Versionierung

  • Füge beim Ändern von Artikeln eine kurze Notiz hinzu, was Du geändert hast. Wähle dazu als Artikeltyp Notiz mit Versionshistorie aus.
  • Wähle, ob es eine große, mittlere oder kleine Änderung ist, und die Versionsnummer erhöht sich automatisch.
  • Die bisherige Version wird als PDF hinterlegt und ist dauerhaft archiviert.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/versionierung-kommentar.png

✍️ Kennzeichne Wiki-Artikel als QM-Dokumente

Bei offiziellen Dokumenten können Änderungen jetzt von den verantwortlichen Personen freigegeben werden.

  • Die Freigabefunktion ist automatisch bei allen Artikeln aktiviert, die als QM-Dokument gekennzeichnet sind.
  • Mitarbeiter mit Schreibzugriff können weiterhin Änderungen vornehmen. Beim Speichern werden die Änderungen aber nicht sofort fürs restliche Team freigeschaltet, sondern die verantwortliche Person des Artikels muss die Änderungen erst freigeben.
  • Nach der Freigabe wird der alte Artikel als PDF dauerhaft archiviert.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/wiki-artikel-typ.png

📌 Weitere Verbesserungen

  • Verbesserte Ansicht beim Erstellen und Bearbeiten von Wiki-Artikeln: Grundeinstellungen, Anhänge und Empfänger befinden sich jetzt auf der rechten Seite. Dadurch hast Du links mehr Fokus für deinen Artikel.
  • Wenn Du einen Wiki-Artikel erstellst oder bearbeitest und dabei woanders hinklickst, wirst Du gewarnt ob Du die Bearbeitung abbrechen möchtest. So gehen keine Informationen mehr verloren!
  • Die Formatierungsleiste bleibt nun oben haften, sodass ihr auf alle Formatierungsmöglichkeiten immer sofort zugreifen könnt.

(2) Journal

🔔 Benachrichtigungen bei neuen Kommentaren

Benachrichtigungen sind wichtig, um über neue Updates auf dem Laufenden zu bleiben. Zu viele Benachrichtigungen machen es dann aber wieder unübersichtlich. Mit apocollect könnt ihr genau die richtige Mitte treffen.

  • Beim Absenden eines Kommentares zu einem Journalbeitrag wurden bislang immer diejenigen Empfänger benachrichtigt, die den Beitrag vorher auch bereits kommentiert haben. Dies ist weiterhin der empfohlene Weg, um genau diejenigen zu benachrichtigen, für die der Beitrag auch gerade besonders relevant ist.

  • Ab sofort können beim Absenden eines Kommentares auch alle Empfänger des Beitrages benachrichtigt werden. Dies kann wichtig sein bei einem besonders wichtigen Update oder bei Reaktivierung eines älteren Beitrages.

Genaue Infos zu Benachrichtigungen findet ihr in diesem Hilfeartikel.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/kommentar-senden-button.png

💡 Diese Funktion wurde von vielen Apotheken angefragt, und daher freuen wir uns, dass es nun funktioniert: Bitteschön ❤️ Achtet aber darauf, dass ihr nicht immer alle Empfänger benachrichtigt bei neuen Kommentaren; dies kann schnell zu einem Übermaß an Benachrichtigungen führen und es unübersichtlicher machen.

🏞 Bilder für Journalgruppen

  • Füge nun als Gruppenadmin deinen Gruppen im Journal Fotos hinzu, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

📊 Öffentliche Umfragen (Beta)

  • Entscheide jetzt, ob Du eine anonyme Umfrage durchführen möchtest (wie bislang) oder eine öffenliche Umfrage.
  • Bei einer öffentlichen Umfrage kann der Ersteller der Umfrage und alle Teilnehmer sehen, wie welcher Mitarbeiter abgestimmt hat. Das ist z. B. super praktisch um schnell Termine abzustimmen!

💡 Die Umfragen befinden sich aktuell noch im Beta-Modus und sind bislang nur im Browser verfügbar. In Kürze werden die Umfragen auch in der App auftauchen!

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/oeffentliche-umfragen.png

(3) Aufgaben

  • Dupliziere Aufgaben, wenn Du mehrere ähnliche Aufgaben für verschiedene Empfänger oder Filialen erstellen musst. Öffne das 3-Punkte-Menü und wähle Duplizieren.
  • Eine neue Aufgabe wird geöffnet, und Betreff, Fälligkeit, Wiederholungsrhytmus und Beschreibungstext sind bereits hinterlegt. Wähle neue Empfänger und speichere die Aufgabe - fertig!

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