19. August 2021 - Der Kalender ist da 🗓🎉

Von Simon Nattler
20.08.2021

Noch nie war es einfacher die Termine in der Apotheke im Blick zu behalten! Ab sofort könnt ihr im neuen Modul Kalender

  • Termine erstellen,
  • andere Mitarbeiter einladen,
  • zum Termin chatten,
  • Teilnehmerlisten exportieren und
  • den Kalender sogar in eurem Smartphone-Kalender abonnieren.

Hier ein erster Überblick über die Funktionen. Wir haben auch den Hilfebereich um die Kategorie Kalender ergänzt. Zum Hilfebereich >

Einer der Hauptvorteile von apocollect ist die Einfachheit, da alle Module nach dem gleichen Schema aufgebaut sind. Dadurch werdet ihr euch schnell mit dem Kalender zurechtkommen.


🎉 Der Kalender ist ohne weitere Kosten für alle Abonnenten der N2-Version inklusive.

Für nur 40€ Aufpreis gegenüber der N1-Version profitieren N2-Nutzer nun von der Aufgabenplanung + Firmenwiki inkl. QM-Funktionen + Kalender. Egal wieviele Filialen, Geräte oder Mitarbeiter ihr habt. Fair?

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🗓 Erstellt Termine mit der bekannten Empfängerauswahl

Wenn ihr einen Termin erstellt, werdet ihr euch an das Erstellen eines Beitrages oder einer Aufgabe erinnert fühlen. Termine können mit wenigen Klicks erstellt werden. Da in apocollect jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang hat, könnt ihr

  • persönliche Termine nur für euch erstellen, indem ihr die Empfängerauswahl leer lasst,
  • Termine mit ausgewählten Mitarbeitern erstellen, z. B. für ein Mitarbeitergespräch,
  • und natürlich auch Termine für die ganze Filiale oder ausgewählte Gruppen.

Das kennt ihr bereits aus den anderen Modulen und funktioniert auch hier wunderbar!

Als Ort könnt ihr bequem aus euren Standorten auswählen, oder ihr könnt es mit einer Adresse überschreiben.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/apocollect-kalender-terminaenderung.png

💌 Termineinladungen

Alle Mitarbeiter, die ihr einladet, erhalten eine Benachrichtigung dazu und können zusagen, absagen oder zunächst "Vielleicht" auswählen. So habt ihr schnell eine Übersicht über die Teilnehmer.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/apocollect-kalender-einladungen.png

Wenn ihr einen Termin absagen müsst, öffnet die Terminansicht und das 3-Punkte-Menü oben rechts, und wählt "Absagen". Die Teilnehmer werden darüber benachrichtigt.

🖨 Teilnehmerlisten: Digital und als Export

Ihr werdet als Termin-Ersteller nicht jedes Mal benachrichtigt, wenn ein Teilnehmer zu- oder absagt. Der Grund: So laufen eure Benachrichtigungen nicht über und lassen nicht andere, wichtigere Informationen untergehen. apocollect soll schließlich Ruhe und Übersicht in euren Alltag bringen 🙂

Ihr könnt jederzeit eure Termine aufrufen und seht dann direkt im Termin, wer dabei ist. Klickt dazu einfach auf die Teilnehmeranzahl, und die gesamte Liste wird ausgeklappt.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/apocollect-kalender-teilnehmer.gif

Ihr könnt euch die Teilnehmerliste auch bequem als PDF exportieren und ausdrucken. Das ist praktisch, um euch die Teilnahme an besonders wichtigen Ereignissen, Schulungen oder Unterweisungen unterschreiben zu lassen und abzuheften. Klickt dazu einfach oben rechts im Termin auf das 3-Punkte-Menü und wählt "Exportieren", genauso wie auch in den anderen Modulen. Die Teilnehmernamen sind vorgedruckt.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/apocollect-kalender-export.png

💬 Chattet direkt zum Termin

Wenn ihr nur die Termine, aber nicht den Austausch und die Vorbereitung dazu digitalisiert, habt ihr am Ende nicht viel gewonnen. Daher kann jeder Termin wie ein Journalbeitrag oder eine Aufgabe kommentiert werden.

  • Stellt Rückfragen, wenn etwas unklar geblieben ist, z. B. zur Anfahrt.
  • Bereitet den Termin gemeinsam vor, und sammelt z. B. Tagesordnungspunkte für eure Teambesprechung.
  • Organisiert bei Fortbildungen Fahrgemeinschaften.
  • Bei Inhouse-Schulungen könnt ihr gut sammeln, wer welches Mittagessen dazu bestellen möchte 🍕😉

📆📲 Abonniert euren Kalender

Wir haben unser Smartphone oder Tablet immer dabei und verwalten damit meist auch unser privates Leben. Wäre es nicht praktisch, die Apothekentermine auch immer im gewohnten Kalender zu sehen?

Mit der Abo-Funktion ist das ganz einfach möglich! Wir haben in diesem Supportartikel beschrieben wie ihr alle Termine, die ihr bei apocollect erstellt oder zu denen ihr eingeladen wurdet, auf euren Geräten und sogar in Outlook abonnieren könnt.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/blog/apocollect-kalender-abonnieren.png

⏰ Aktuell werden ihr innerhalb von apocollect noch nicht vor dem Termin erinnert - das wird in Kürze dazukommen. Ihr könnt über euch für abonnierte Termine aber bereits Erinnerungszeiten in eurem Smartphone-Kalender einstellen, um pünktlich per Push an den Termin erinnert zu werden.

🛣 Roadmap

Der Kalender befindet sich aktuell noch im Beta-Modus. Das heißt: Es wird immer noch besser 😉 Wir werden in den nächsten Wochen weitere praktische Funktionen einbauen, und der Kalender wird natürlich auch noch in die apocollect App eingebaut.

Hier ein paar Punkte, die demnächst dazukommen:

  • Einbau des Kalenders in die App fürs Smartphone und Tablet
  • Anzeige der Termine auf eurem Dashboard
  • Anzeige eurer nächsten Termine in einem Journal-Widget im Browser
  • Hängt Dateien und Fotos an euren Termin an.
  • Legt automatische Wiederholungen für den Termin an.
  • Verknüpft Wiki-Artikel im Termin, z. B. um Protokolle für die Teambesprechung zu verlinken, so wie ihr es auch in Journalbeiträgen machen könnt: Mehr Infos zu WikiLinks >
  • Werdet über die apocollect-Benachrichtigungen pünktlich an den Termin erinnert.
  • Ruft die Kalender eurer Mitarbeiter auf und prüft die Verfügbarkeit.
  • Zeigt Aufgaben mit einer Fälligkeit inkl. Uhrzeit im Kalender an.
  • Legt eure Lieblingsansicht Monat, Woche oder Terminübersicht fest als Standard fest.

Dazu kommen noch ein paar spannende Erweiterungen, die aber noch nicht verraten werden 🤫😉

Wir haben den Hilfebereich um die Kategorie Kalender ergänzt. Zum Hilfebereich >

Das apocollect Team wünscht euch viel Spaß mit den neuen Funktionen! 🎉

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